A maioria das empresas que cai em situação irregular não fez isso de propósito. Foi um prazo perdido, uma conta pessoal misturada com a da empresa, um cadastro que ficou desatualizado. São erros pequenos, recorrentes, e evitáveis. Reunimos os cinco mais comuns que vemos aparecer na prática.
1. Atraso no pagamento do DAS
O DAS reúne os principais tributos do seu regime numa guia só. Atrasar gera multa e juros, e no caso de quem depende de benefícios previdenciários vinculados à contribuição, atraso recorrente pode comprometer esse acesso.
2. Declaração anual fora do prazo
Todo Microempreendedor Individual precisa entregar a DASN-SIMEI até 31 de maio de cada ano, mesmo sem faturamento no período. A obrigação vale inclusive para quem encerrou o MEI durante o ano. Quem perde o prazo enfrenta multa e o CNPJ pode ficar inapto até regularizar, o que trava certidões e operações bancárias.
3. Misturar conta pessoal e conta empresarial
Esse é um dos erros mais silenciosos. Ao misturar as contas, fica difícil enxergar o faturamento real da empresa, e é fácil estourar o limite do regime sem perceber. Quando isso acontece, pode ser necessário recolhimento retroativo como se a empresa já estivesse em outra categoria tributária.
4. Contratação irregular
Cada regime tem regras específicas sobre quantos funcionários pode ter e em que condições. Contratar fora dessas regras, ou deixar de registrar corretamente, gera passivo trabalhista e fiscal ao mesmo tempo, e costuma aparecer só quando já virou problema.
5. Cadastro desatualizado
Mudança de endereço, de atividade econômica ou de sócios precisa ser atualizada no cadastro. Esse é justamente o tipo de informação que a fiscalização, tanto da Receita Federal quanto da Sefaz-BA, cruza primeiro pra identificar inconsistências no enquadramento tributário.
O que fazer
Nenhum desses erros exige mudança drástica de rotina, exige acompanhamento. É pra isso que existe um escritório de contabilidade que olha pra sua empresa o ano inteiro, não só na hora da declaração. Se você não tem certeza se algum desses pontos está em dia na sua empresa, é melhor perguntar agora do que descobrir numa notificação.
Referências
Portal do Empreendedor (gov.br/mei). Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI): prazo, obrigatoriedade e consequências do atraso. Disponível em: https://www.gov.br/mei
Receita Federal. Portal do Simples Nacional, regras gerais do regime. Disponível em: https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional
Base normativa da obrigação: Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013.